Allgemeine Geschäftsbedingungen (AGB)

1. Geltungsbereich

Diese Allgemeinen Geschäftsbedingungen (nachfolgend „AGB”) gelten für alle Verträge zwischen der DocTone GbR, Bochumer Str. 4, 10555 Berlin (nachfolgend „Anbieter” oder „DocTone”) und dem Kunden (nachfolgend „Kunde”) über die Nutzung des KI-Telefonassistenten DocTone. Diese AGB gelten ausschließlich gegenüber Unternehmern (§ 14 BGB), juristischen Personen des öffentlichen Rechts oder öffentlich-rechtlichen Sondervermögen im Sinne von § 310 Abs. 1 BGB.

Abweichende, entgegenstehende oder ergänzende Allgemeine Geschäftsbedingungen des Kunden werden nur dann und insoweit Vertragsbestandteil, als der Anbieter ihrer Geltung ausdrücklich zugestimmt hat.

2. Vertragsgegenstand

DocTone bietet einen KI-gestützten Telefonassistenten für Zahnarztpraxen an. Der Dienst fungiert als KI-Rezeptionist und übernimmt die automatische Telefonannahme für die Praxis des Kunden. Der Dienst wird als Software-as-a-Service (SaaS) über das Internet bereitgestellt.

Der Vertragsgegenstand umfasst die Bereitstellung der DocTone-Software sowie die zugehörigen Dienste gemäß Leistungsbeschreibung.

3. Leistungsumfang

Der Leistungsumfang umfasst im Wesentlichen:

• 24/7 Anrufannahme: Rund um die Uhr automatische Anrufannahme und Weiterleitung eingehender Anrufe an den KI-Telefonassistenten
• Terminvereinbarung: Automatische Terminbuchung und -verwaltung im Kalendersystem der Praxis
• FAQ-Beantwortung: Beantwortung häufig gestellter Fragen zu Öffnungszeiten, Leistungen, Praxisstandort und ähnlichen Themen
• Notfall-Weiterleitung: Erkennung von Notfällen und unverzügliche Weiterleitung an die Praxis oder den zuständigen Notdienst
• Anrufprotokollierung: Dokumentation und Übermittlung von Anrufinformationen an die Praxis

Der konkrete Leistungsumfang ergibt sich aus dem jeweiligen Leistungsvertrag bzw. der gewählten Produktvariante.

4. Vertragslaufzeit und Kündigung

Die Vertragslaufzeit richtet sich nach dem jeweiligen Leistungsvertrag. Bei Verträgen mit vereinbarter Mindestlaufzeit verlängert sich der Vertrag automatisch um jeweils die vereinbarte Verlängerungszeit, sofern nicht eine Partei mit einer Frist von mindestens drei Monaten zum Ende der Mindestlaufzeit bzw. zum Ende der jeweiligen Verlängerungsperiode kündigt.

Das Recht zur außerordentlichen Kündigung aus wichtigem Grund bleibt unberührt.

Kündigungen bedürfen der Textform (z. B. E-Mail). Die Kündigungserklärung ist an info@doctone.de zu richten.

5. Preise und Zahlungsbedingungen

Die Preise ergeben sich aus der jeweiligen Leistungsbeschreibung bzw. dem Angebot des Anbieters. Alle Preise verstehen sich zuzüglich der gesetzlichen Mehrwertsteuer. Die Abrechnung erfolgt in der Regel monatlich im Voraus.

Rechnungen werden per E-Mail versendet. Der Kunde ist zur Zahlung innerhalb von 14 Tagen nach Rechnungsdatum ohne Abzug verpflichtet.

Der Kunde kann nur mit unbestrittenen oder rechtskräftig festgestellten Forderungen aufrechnen.

6. Mitwirkungspflichten des Kunden

Der Kunde stellt dem Anbieter alle für die Vertragserfüllung erforderlichen Informationen, Daten und Unterlagen rechtzeitig und vollständig zur Verfügung. Dies umfasst insbesondere:

• Korrekte Angaben zu Öffnungszeiten, Leistungen und Praxisinformationen
• Zugang zum Kalendersystem bzw. Schnittstellen für die Terminverwaltung
• Kontaktdaten für die Notfall-Weiterleitung und Eskalationsstufen
• Mitteilung von Änderungen, die die Leistungserbringung betreffen

Der Kunde ist verpflichtet, die Zugangsdaten vertraulich zu behandeln und den Anbieter unverzüglich über unbefugte Zugriffe zu informieren.

7. Verfügbarkeit und SLA

Der Anbieter bemüht sich um eine hohe Verfügbarkeit des Dienstes. Die angestrebte monatliche Verfügbarkeit beträgt 99,5 % der Betriebszeit.

Planmäßige Wartungsarbeiten werden nach Möglichkeit außerhalb der Geschäftszeiten durchgeführt und dem Kunden vorab angekündigt.

Die Verfügbarkeit wird ausschließlich auf Grundlage der Anbieter-Systeme gemessen.

8. Haftungsbeschränkung

Der Anbieter haftet unbeschränkt für Vorsatz und grobe Fahrlässigkeit sowie für Schäden aus der Verletzung des Lebens, des Körpers oder der Gesundheit. Für leichte Fahrlässigkeit haftet der Anbieter nur bei Verletzung wesentlicher Vertragspflichten (Kardinalpflichten) und nur in Höhe des vorhersehbaren, typischerweise eintretenden Schadens.

Die vorstehenden Haftungsbeschränkungen gelten entsprechend zugunsten der Erfüllungsgehilfen und Vertreter des Anbieters.

9. Datenschutz

Die Verarbeitung personenbezogener Daten erfolgt ausschließlich im Einklang mit der Datenschutz-Grundverordnung (DSGVO) und dem Bundesdatenschutzgesetz (BDSG).

Weitere Informationen zur Datenverarbeitung finden sich in der Datenschutzerklärung unter /datenschutz.

10. Geheimhaltung

Beide Parteien verpflichten sich, alle im Rahmen der Vertragsbeziehung erlangten vertraulichen Informationen und Geschäftsgeheimnisse der anderen Partei streng vertraulich zu behandeln und nur für die Vertragserfüllung zu verwenden. Diese Verpflichtung besteht auch nach Beendigung des Vertrages fort.

Als vertraulich gelten insbesondere technische und wirtschaftliche Informationen, Kundendaten, Preislisten, Konzepte und sonstige interne Unterlagen.

11. Änderungen der AGB

Der Anbieter ist berechtigt, diese AGB mit Wirkung für die Zukunft zu ändern. Änderungen werden dem Kunden rechtzeitig vor ihrem Inkrafttreten mitgeteilt.

Widerspricht der Kunde der Geltung der geänderten AGB nicht innerhalb von sechs Wochen nach Zugang der Mitteilung, gelten die Änderungen als angenommen.

12. Schlussbestimmungen

Es gilt das Recht der Bundesrepublik Deutschland unter Ausschluss des UN-Kaufrechts. Gerichtsstand für alle Streitigkeiten aus dem Vertragsverhältnis ist Berlin.

Sollten einzelne Bestimmungen dieser AGB unwirksam sein oder werden, bleibt die Wirksamkeit der übrigen Bestimmungen unberührt.